Pokud jste mým klientem, odběratelem novinek nebo návštěvníkem webu, svěřujete mi své osobní údaje. Já zodpovídám za jejich ochranu a zabezpečení. Seznamte se prosím s ochranou osobních údajů, zásadami a právy, které máte v souvislosti s GDPR (Nařízení o ochraně osobních údajů).
Kdo je správce?
Jsem Zuzana Hamerníková Jahodová, Masarykova třída 2446/41, 41501 Teplice, nar. 24.2.1986, IČ: 03342301, která provozuje webovou stránku www.zenum.cz. Dále je správcem firma Kompetentní účetní s. r. o., Jateční 847, 415 01 Teplice, IČ: 11767693, jejíž jsem majitelka a jednatelka. Vaše osobní údaje tedy zpracovává jeden z těchto subjektů v závislosti na tom, s jakým subjektem máte uzavřenou smlouvu.
Vaše osobní údaje zpracovávám jako správce, tj. určuji, jak budou osobní údaje zpracovávány a za jakým účelem, po jak dlouhou dobu, a vybírám případné další zpracovatele, kteří mi se zpracováním budou pomáhat.
Kontaktní údaje
Pokud se na mě budete chtít v průběhu zpracování obrátit, můžete mě kontaktovat na tel. čísle +420 604 571 834 nebo na e-mailu: ucetnictvi@zenum.cz.
Prohlašuji, že jako správce vašich osobních údajů splňuji veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a GDPR, a tedy že:
– budu zpracovávat vaše osobní údaje jen na základě platného právního důvodu, a to především oprávněného zájmu, plnění smlouvy, zákonné povinnosti či uděleného souhlasu, plním dle článku 13 GDPR informační povinnost ještě před zahájením zpracování osobních údajů,
– umožním vám a budu vás podporovat v uplatňování a plnění vašich práv podle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.
Rozsah osobních údajů a účely zpracování
Zpracovávám osobní údaje, které mi svěříte sami, a to z následujících důvodů (pro naplnění těchto účelů):
- poskytování služeb, plnění smlouvy – vaše osobní údaje v rozsahu: název PO / jméno FO, vaše fakturační údaje, telefon, e-mail, příp. jakýkoli jiný komunikační kanál, který nezbytně potřebuji k plnění smlouvy a mnou poskytovaných služeb vedení účetnictví a daňové evidence (více viz Obchodní podmínky).
- vedení účetnictví – jste-li mými zákazníky, vaše osobní údaje (fakturační údaje) nezbytně potřebuji, abych vyhověla zákonné povinnosti pro vystavování a evidenci daňových dokladů.
- marketing – zasílání newsletterů – vaše osobní údaje (e-mail a jméno), na co klikáte v e-mailu a kdy je nejčastěji otevíráte, využíváme za účelem přímého marketingu – zasílání obchodních sdělení. Jste-li mým zákazníkem, dělám tak z oprávněného zájmu, neboť důvodně předpokládám, že vás mé novinky zajímají, a to po dobu 5 let od poslední objednávky.
- Pokud nejste mým zákazník, zasílám vám newslettery jen na základě vašeho souhlasu po dobu 5 let od udělení. V obou případech můžete tento souhlas odvolat použitím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu.
- pokročilý marketing na základě souhlasu – pouze na základě vašeho souhlasu vám můžu zasílat také inspirující nabídky třetích osob nebo využít e-mailovou adresu např. pro remarketing a cílení reklamy na Facebooku, a to po dobu 5 let od udělení souhlasu. Ten lze samozřejmě kdykoli odvolat prostřednictvím našich kontaktních údajů.
- fotografická dokumentace –např. z osobních setkání atd… – pouze na základě vašeho souhlasu můžu použít fotodokumentaci za účelem referencí.
Vaše osobní údaje si ponechávám po dobu běhu promlčecích lhůt, pokud zákon nestanoví delší dobu k jejich uchování nebo jsem v konkrétních případech neuvedla jinak.
Zabezpečení a ochrana osobních údajů
Chráním osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického rozvoje. Chráním je jako kdyby byly mé vlastní. Přijala jsem a udržuji veškerá možná (aktuálně známá) technická a organizační opatření, která zamezují zneužití, poškození nebo zničení vašich osobních údajů, zejména:
- telefonní kontakty uchovávám v telefonu, který je po zamčení klávesnice chráněn bezpečnostním kódem,
- čísla kontaktních telefonů, e-mailové adresy a příp. údaje o datové schránce klientů i v adresářích účetních programů,
- ID datové schránky a uživatelské jméno v zaheslované složce s účetnictvím klientů,
- fyzické/vytištěné doklady uchovávám v mém místě podnikání (Masarykova třída 2446/41, 415 01 Teplice) bez přístupu dalších osob,
- veškeré podklady v elektronické podobě uchovávám v mém NTB bez přístupu dalších osob, přístup do něj je chráněn heslem, složky s účetnictvím klientů a rovněž adresáře, kde jsou uloženy samotné účetní programy na vedení daňové evidence, účetnictví a mezd, jsou zamčeny pomocí programu SecretFolder,
- veškeré doklady zaslané klientem za účelem poskytování mých služeb, viz Obchodní podmínky, uchovávám archivované v mojí e-mailové schránce dle zákonných lhůt pouze pro účely archivace, pokud mi je klient zaslal e-mailem,
- veškerá daňová přiznání zpracovávám přes Daňový portál Finanční správy (EPO),
- daňovou evidenci, účetnictví a mzdovou agendu vedu v programu Pohoda, případně mzdovém programu Vema,
- výše uvedené osobní údaje mohou být v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy předávány např. finančním úřadům, správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám, úřadům práce a dalším podobným zákonným institucím a příjemcům,
- posílám-li klientům důležité dokumenty mailem v PDF, pak se jedná o PDF chráněné heslem,
- k uchování elektronických údajů klientů využíváme cloudové úložiště od iPodniku (případně zašifrovaný zaheslovaný USB flash disk),
- veškerou ostatní vzájemnou e-mailovou komunikaci s klienty uchovávám archivovanou v mojí e-mailové schránce po dobu 5 let pouze pro účely archivace,
- odkaz na webové stránky klienta – pouze po vzájemné dohodě pro účely jejich vložení do Referencí na mém webu zenum.cz (marketingové/SEO účely), a to po dobu trvání smluvního vztahu či poskytování objednaných služeb a i po skončení tohoto smluvního vztahu či poskytování objednaných služeb, pokud se nedohodneme jinak.
K vašim osobním údajům mají přístup moji zaměstnanci a spolupracovníci.
Pro zajištění konkrétních zpracovatelských operací, které nedokáži zajistit vlastními silami, využívám služeb a aplikací zpracovatelů, kteří umí data ochránit ještě lépe než já a na dané zpracování se specializují.
Jsou to poskytovatelé následujících platforem:
Předání osobních údajů třetím osobám
- EcoMail
- Make
- Freelo
- iPodnik
- Účetní program Pohoda
- Účetní program Vema
- Daňový portál Finanční správy (EPO)
Je možné, že se v budoucnu rozhodnu využít další aplikace či zpracovatele pro usnadnění a zkvalitnění zpracování. Slibuji vám však, že v takovém případě budu při výběru klást na zpracovatele minimálně stejné nároky na zabezpečení a kvalitu zpracování jako na sebe.
Předávání dat mimo Evropskou unii
Data zpracovávám výhradně v Evropské unii nebo v zemích, které zajišťují odpovídající úroveň ochrany na základě rozhodnutí Evropské komise.
Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů
V souvislosti s ochranou osobních údajů máte řadu práv. Pokud budete chtít některého z těchto práv využít, prosím, kontaktujte mě prostřednictvím e-mailu: ucetnictvi@zenum.cz.
Máte právo na informace, které je plněno již touto informační stránkou se zásadami zpracování osobních údajů.
Díky právu na přístup mě můžete kdykoli vyzvat a já vám ve lhůtě 30 dní doložím, jaké vaše osobní údaje zpracovávám a proč.
Pokud se u vás něco změní nebo shledáte své osobní údaje neaktuální nebo neúplné, máte právo na doplnění a změnu osobních údajů.
Právo na omezení zpracování můžete využít, pokud se domníváte, že zpracovávám vaše nepřesné údaje, domníváte se, že provádím zpracování nezákonně, ale nechcete všechny údaje smazat, nebo pokud jste vznesl námitku proti zpracování. Omezit můžete rozsah osobních údajů nebo účelů zpracování. (Např. odhlášením z newsletteru omezujete účel zpracování pro zasílání obchodních sdělení.)
Právo na přenositelnost – pokud byste chtěli své osobní údaje vzít a přenést k někomu jinému, budeme postupovat stejně jako při využití práva na přístup – jen s tím rozdílem, že vám informace pošlu ve strojově čitelné podobě. Tady potřebuji alespoň 30 dní.
Právo na výmaz (být zapomenut) Vaším dalším právem je právo na výmaz (být zapomenut). Nechci na vás zapomenout, ale pokud si to budete přát, máte na to právo. V takovém případě vymažu veškeré vaše osobní údaje od sebe/ ze svého systému i ze systému všech dílčích zpracovatelů a záloh. Na zajištění práva na výmaz potřebuji 30 dní.
V některých případech jsem vázána zákonnou povinností, a např. musím evidovat vystavené daňové doklady po lhůtu stanovenou zákonem. V tomto případě tedy smažu všechny takové osobní údaje, které nejsou vázány jiným zákonem. O dokončení výmazu vás budu informovat na e-mail.
Stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů
Pokud máte pocit, že s vašimi údaji nezacházím v souladu se zákonem, máte právo se se svou stížností kdykoli obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů. Budu ráda, pokud nejprve budete o tomto podezření informovat mě, abych s tím mohla něco udělat a případné pochybení napravit.
Odhlášení ze zasílání newsletterů a obchodních sdělení
E-maily s inspirací, články či produkty a službami vám zasílám, jste-li můj zákazník na základě mého oprávněného zájmu. Pokud zákazníkem ještě nejste, posílám vám je jen na základě vašeho souhlasu. V obou případech můžete ukončit odběr mých e-mailů stisknutím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu.
Mlčenlivost
Dovoluji si vás ujistit, že moji zaměstnanci i spolupracovníci, kteří budou zpracovávat vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně.
Tyto zásady zpracování osobních údajů platí od 31. 10. 2023.